Amennyiben valaki vállalkozást indít, az eladott termékekről illetve szolgáltatásokról minden esetben számlát kell kiállítania, de nem csak kiállítania, hanem oda is kell adnia azt a vevőnek, ügyfélnek. Általában elég egy nyugta, de van az a helyzet, amikor az ügyfél áfás számlát kér. Erről írunk ebben a cikkben. Azt azonban fontos megjegyezni, hogy egy jó könyvelő nagyban megkönnyítheti mindenkinek a munkáját, tud segíteni az első lépések során, sőt, akár tehermentesítheti is a vállalkozót. Ha bizonytalan a számlázással, vagy bármi mással kapcsolatban, keressen minket bizalommal.
A számlázás történhet egy nyomtatott számlatömb, de akár egy számlázóprogram segítségével is. A hét legnépszerűbb magyar számlázó program bemutatását ezen az oldalon nézheti meg. (Link a cikkhez.) Az elektronikus számlázó program előnye, hogy nem kell kinyomtatni a számlát, így nem terheli annyira a környezetet, és az új szabályozás szerint már elektronikus aláírás sem kell rá.
A számlatömb tulajdonképpen egy kis könyv, amelyben egyedileg sorszámozott oldalak vannak. Egy sorszámhoz három lap tartozik, az eredeti a vevőnek, a másolat a könyvelőnek és a harmadik, ami marad a számlatömbben. Ilyen tömböt csak akkor vásárolhat, amennyiben vásárlás során felmutatja a hivatalos formában kiállított adószámot.
A számlák egy számlázó programmal könnyebben kiállíthatóak, mint egy számlatömbbel, hátránya viszont, hogy szükség van hozzá egy számítógépre. De vannak olyam számlázó programok, amelyekkel már egy okostelefonról is tudunk számlázni. A program automatikusan generálja a sorszámot, és egy számlakiállítás során alapbeállításként két számlát nyomtat ki, egy példány a vevőé, egy példány mehet a könyvelőnek. Egy számlázó program kiválasztása során egyéb dolgok mellett (amelyet ebben a cikkben részletezünk) nagyon fontos arra odafigyelni, hogy névre szóló írásos nyilatkozatot kapjunk arról, hogy program maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak.
Ha biztosra akarunk menni, akkor a számlát mindig az értékesítés teljesítésekor (előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig) kell kiállítani.
A törvény előírja azokat a kötelező elemeket, amiket a számlának tartalmaznia kell, ezekre fokozottan kell figyelni egy számlázás során. Lényegében ez maga a számlázás folyamata, ekkor töltöd ki a számlát a megfelelő adatokkal, információkkal. Mind a számlázó tömb, mind a számlázó program esetében lehetőség van arra, hogy amennyiben több terméket értékesített valaki egy embernek, akkor arról mindössze egy számla kerüljön kiállításra. Az azonban nagyon fontos, hogy a külön tételek mindig külön sorban szerepeljenek a számlán.
A számlatömbön és a számlázó programban is egy egyedi azonosító. A számlatömbön ez az adott lapon szerepel, a számlázó program pedig automatikusan generálja.
Ide kell beírni a vállalkozás nevét, címét (székhely vagy telephely címe), illetve adószámát. Nem kötelező, de megadhatod egyéb elérhetőségeidet is (pl.: telefonszám, webcím, e-mail cím).
Ide kell beírni a vevő nevét, és számlázási címét, illetve – ha adófizetésre kötelezett – akkor adószámát is.
Készpénz vagy átutalás.
Az a dátum, amilyen napon a számla kiállításra került. Fontos, hogy a sorszámozásnál figyeljünk arra, hogy a nagyobb sorszámú számla esetén a dátum nem lehet régebbi, mint a korábbi sorszámokon kiállított számla. Ez a kézi számlatömbnél fontos, ugyanis a számlázó programok nem is engedik ezt.
Az a dátum, amikor a termék vagy szolgáltatás értékesítésének teljesítése megtörtént, ez a leggyakrabban az a nap, amikor a számlát kiállítottuk, de léteznek speciális esetek is. A számla kiállításának dátuma maximum 8 nappal haladhatja meg a számla teljesítésének dátumát.
Az a határidő, ameddig az ügyfél köteles kifizetni a számlát. Ez jellemzően vagy az érékesítés napja, vagy valamilyen, az adott iparágra jellemző határidő (utalásos számla esetében), melyre vonatkozóan a vevővel együtt állapodunk meg. Ez jellemzően 8, 15, 30 nap szokott lenni.
A kiszámlázott termék/szolgáltatás neve, termék esetén az Áfa törvényben alkalmazott vámtarifaszáma, szolgáltatás esetén az Áfa törvényben alkalmazott KSH Szolgáltatások Jegyzéke szerinti SZJ szám.
Az adott termék/ vagy szolgáltatás Áfa törvényben meghatározott áfa kulcsa.
A termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó mennyiségi egység (pl.: darab, óra, nap).
A termék/szolgáltatás egységára (áfa nélkül – nettó összeg)
Az egy termékre vagy egy egységnyi szolgáltatásra vonatkozó nettó ár.
A mennyiséget figyelembe véve az értékesített termék vagy szolgáltatások összára (ezt az elektronikus számlázó program automatikusan kiszámítja és kitölti).
Számlatömb esetén ide kell beírni az értékesített termék/szolgáltatás összértéket, a számlázó program ezt a rovatot automatikusan kitölti.
Számlatömb esetén ide kell beírni az értékesített termék/szolgáltatás áfájának összértéket, a számlázó program ezt a rovatot automatikusan kitölti.
Számlatömb esetén ide kell beírni az értékesített termék/szolgáltatás teljes bruttó értékét, a számlázó program ezt a rovatot automatikusan kitölti.
A számlakiállítás része a számla átadása is. Amennyiben a teljesítésnél a vevő nincs jelen, akkor a számlát postai vagy elektronikus úton kell eljuttatni a vevő részére (ez jellemzően az átutalásos számlák esetében fordulhat elő vagy akkor, ha a vevő és az eladó fizikailag nincs egy helyen, pl. online vásárláskor).
A számlázás során mindenképpen célszerű számlázó programmal dolgozni, így a számla kitöltése, kiállítása sokkal egyszerűbb, hiszen a program tárolja például a partnercégek neveit, a számlázás tételeit, ezen kívül automatikusan tölti ki az összegző sorokat. Továbbá a számlázó program teljesíti a NAV szigorú feltételeit, amelyek teljesítése kézi számla esetén sokkal több odafigyelést és munkát jelent.
Számlakiállítás előtt mindenképpen keressünk fel egy könyvelőt, aki segít nekünk. Ha bizonytalan a számlázással kapcsolatban, vegye fel velünk a kapcsolatot, és mi segítünk.
Ezen kívül hasznos lehet a NAV vonatkozó információs füzetének átlapozása is, mely részletesen tárgyalja a számla kiállítására vonatkozó egyedi eseteket is.
A számla kiállításának kötelezettsége a termékre vagy szolgáltatásra kapott előlegre is vonatkozik, ebben az esetben előlegszámlát kell kiállítani.
